home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Acorn RISC PD-CD 1 / Acorn RISC PD-CD 1.iso / utilities / powerbase / pbasedoc / miscell < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1994-01-05  |  10.6 KB  |  235 lines
  1.                             Miscellaneous features
  2.                             ======================
  3.  
  4. This file describes the various odds and ends which haven't been covered
  5. elsewhere. Most are menu options controlling relatively minor features of
  6. Powerbase.
  7.  
  8. Main menu choices
  9. =================
  10. Brief explanations follow for those main menu choices which have not been
  11. explained in any other document.
  12.  
  13. Information
  14. -----------
  15. Shows the numbers of records in the six subfiles (0-6) together with the
  16. date on which a change was last made to each. The total number of records
  17. available in the database, the number in use, and the percentage usage, are
  18. also given.
  19.  
  20. Current key
  21. -----------
  22. Gives the number of the currently-active index (the primary key index is
  23. always 0) and the structure of the key in the form of the descriptor(s)
  24. of field(s) used to construct the key (plus tag(s) if different from
  25. descriptor(s)) and the number of characters from each of words 1-4.
  26.  
  27. Show keypad
  28. -----------
  29. Displays the keypad if you happen to have closed it or lost it behind the
  30. record window. If the entry is shaded then the keypad has been deliberately
  31. disabled by the designer of the database.          
  32.  
  33. Export subset
  34. -------------
  35. This enables you to export a limited selection of the records as a
  36. fully-functioning database. It leads to a dialogue box containing a writable
  37. icon into which a search formula may be typed (see 'Printing'). The name of
  38. the new database should be entered also (by default the name is "Subset" and
  39. the pathname points to 'PrintJobs'.) Dragging the database icon to a
  40. directory viewer results in a new database which contains only those records
  41. which match the search formula. Note that the passwords which apply to the
  42. main database apply also to the subset so this is not a method of getting
  43. round the password protection. It is also possible that the designer of the
  44. database may have disabled this option in which case the menu entry will be
  45. shaded.
  46.  
  47. Save choices
  48. ------------
  49. Saves within the database directory a text file called 'Choices' which
  50. stores the status of the following options:-
  51.  
  52. (1)  Validate input (ticked/unticked)          (See 'Validation' sub-menu) 
  53. (2)  Show relations (ticked/unticked)          (See 'Validation' sub-menu) 
  54. (3)  Warn of delete (ticked/unticked)          (See 'Field' sub-menu)    
  55. (4)  Save indices (Automatic, Warning, Manual) (See 'Miscellaneous'sub-menu)
  56. (5)  In quotes (ON/OFF)                        (See CSV options window) 
  57. (6)  With header (ON/OFF)                      (See CSV options window) 
  58. (7)  Include blanks (ON/OFF)                   (See CSV options window) 
  59. (8)  With primary key (ON/OFF)                 (See CSV options window) 
  60. (9)  With field data (ON/OFF)                  (See CSV options window) 
  61. (10) Separator (for CSV files)                 (See CSV options window) 
  62. (11) Terminator (for CSV files)                (See CSV options window)
  63. (12) Display (when importing CSV file)         (See CSV options window)
  64. (13) Case specific (ON/OFF)                    (See any window which has a
  65.                                                 'Case specific' button)
  66. (14) Warn of duplicates (ticked/unticked)      (See 'Utilities' sub-menu off
  67.                                                 icon-bar menu)
  68.  
  69. Help
  70. ----
  71. A fairly extensive help application to supplement the short messages
  72. provided via the Acorn !Help. It concentrates on telling you, briefly, how
  73. to actually get things done and directs you to the fuller documentation in
  74. these text files.
  75.  
  76. Sub-menu choices off the main menu
  77. ==================================
  78.  
  79. Field ⇨ Warn of delete
  80. ----------------------
  81. When ticked a warning message is displayed if you are about to delete an
  82. 'External' field, i.e. one of the types 'Text', 'Text Block', 'Sprite',
  83. 'Picture' or 'Draw'. When unticked deletion of the external object proceeds
  84. without further warning. Default state is ticked.
  85.  
  86. Validation ⇨ Validate input
  87. ---------------------------
  88. When ticked fields linked to validation tables will allow only items in the
  89. linked column of the table to be entered. This column is called the
  90. validation list. When unticked all validation is bypassed and anything may
  91. be entered. The keystroke equivalent is SHIFT/f8.
  92.  
  93. Miscellaneous ⇨ Colours
  94. -----------------------
  95. The following default colours are used to distinguish fields with certain
  96. characteristics:-
  97.  
  98.         Type                                    Foreground      Background
  99.         ----                                    ----------      ----------
  100.         Descriptor of key field (inactive)      dark blue           -
  101.         Descriptor of key field (active)        red                 -
  102.         Data icon of primary key field             -            pale yellow
  103.         Data icon of field linked to table      dark green          -         
  104. All these colours may be altered by the use of a dialogue box reached from
  105. the above menu entry. Clicking with SELECT on the descriptor and data icons
  106. within this window makes either the foreground or background (depending on
  107. the setting of the two radio buttons) cycle through the available colours.
  108. Clicking with ADJUST cycles through the colours in the opposite direction.
  109.  
  110. 'Apply' allows you to see the effect of the changes and 'Defaults' enables
  111. you to return the colours to what they were before, provided you haven't
  112. clicked on 'Save choices'. The latter applies the new colours and saves the
  113. changes so that they are effective next time the database is used.
  114.  
  115. Icon-bar menu options
  116. =====================
  117.  
  118. Save choices
  119. ------------
  120. Saves within the Powerbase directory a text file called 'Choices'. The items
  121. stored in this file are the same as those already listed for the similar
  122. entry in the main menu. Note, however, that whereas the main menu 'Save
  123. choices' applies to the current database only, the icon-bar menu 'Save
  124. choices' applies to Powerbase itself. The choices stored in this file will
  125. be applied to any database which doesn't have a 'Choices' file of its own.
  126. In other words by setting up the choices described earlier and clicking on
  127. the icon-bar menu 'Save choices' you are configuring Powerbase to work in a
  128. way which suits you.
  129.  
  130. Default choices
  131. ---------------
  132. Choose this entry if you wish to return Powerbase to its original state
  133. after using the 'Save choices' entry just described, or to override a
  134. 'Choices' file which is part of the database.
  135.  
  136. Help
  137. ----
  138. Identical to the main menu 'Help'.
  139.  
  140. The 'Config' file
  141. =================
  142. This text file, which will be found in a subdirectory called 'Resources'
  143. inside the Powerbase directory,allows the user to alter certain aspects of
  144. Powerbase. Most users will be content with the deafault settings but special
  145. circumstances may indicate a change.
  146.  
  147. Maximum fields per record
  148. -------------------------
  149. This defaults to 100. It may be set higher, if necessary, up to a maximum
  150. value of 127. Small memory savings may be made by setting it lower if all
  151. your databases have only a few fields.
  152.  
  153. Maximum number of indices
  154. -------------------------
  155. The primary key index is always index 0 and the value in 'Config' determines
  156. the number of secondary indices you may define. The default is 10. If you
  157. never use more than the primary key you may set this value to zero.
  158.  
  159. Maximum number of validation tables
  160. -----------------------------------
  161. The actual number permitted is one greater than the number in 'Config'
  162. (which is 19 by default). You may set the value to 0 (thus allowing only one
  163. validation table) but you must not set a negative value.
  164.  
  165. Separator in date fields
  166. ------------------------
  167. By default this is a hyphen. You may wish to use a colon, full-stop, slash
  168. or other character. Remember that you may TYPE any non-numeric character
  169. when entering dates and Powerbase will re-format the field to use the
  170. character specified in 'Config'.
  171.  
  172. Separator in time fields
  173. ------------------------
  174. This refers to editable time fields, not automatic time-stamps. The default
  175. separator is a colon. As in the case of dates, you may TYPE any non-numeral
  176. you like during data entry and Powerbase will reformat the time as hh:mm:ss.
  177.  
  178. Launch new copy of Powerbase without closing current database
  179. -------------------------------------------------------------
  180. On the default setting (NO) double-clicking on a new database smoothly shuts
  181. down the current database then opens the new one. If you change the setting
  182. to YES then double-clicking on a new database will run a further copy of
  183. Powerbase, leaving the current database open. This can be useful if you want
  184. to access several databases at once, since Powerbase only supports the use
  185. of a single database. If there is a dormant copy of Powerbase on the icon
  186. bar (i.e. one with "No data" under its icon) then double-clicking a database
  187. sends it to that copy rather than launching a new one.
  188.  
  189. Even with the NO setting you can load multiple copies of Powerbase by
  190. double-clicking on Powerbase itself and then open a different database in
  191. each by dragging the databases to the icons.
  192.  
  193. Both here and in the entry described below it is essential to leave at least
  194. one space after YES or NO.
  195.  
  196. Replicate search formulae in relevant windows
  197. ---------------------------------------------
  198. A search formula field and an associated 'Case specific' switch appear in
  199. six of Powerbase's dialogue boxes, of which the 'Match' window will be the
  200. most familiar. The contents of the fill-in field are normally blanked before
  201. the window is opened and all six operate independently. It is possible,
  202. however, to make an entry in one such field appear in all the others, so
  203. that it is already present when the window opens, and also have all the
  204. 'Case sensitive' switches linked so that changing one changes them all. If
  205. you wish to use this feature edit the final line of the 'Config' file to
  206. begin with YES instead of NO.
  207.  
  208. Left-opening icon-bar submenus
  209. ------------------------------
  210. This feature, which is available only under RISC OS 3, causes the submenu
  211. arrows on the icon-bar menu to appear on the left-hand side instead of on
  212. the right. Submenus are therefore opened on the left by moving the mouse to
  213. the left. This avoids the overlapping of menus which can be something of a
  214. nuisance if the Powerbase icon is near the right edge of the screen. Some
  215. users, however, appear to dislike the left-opening menus very much so this
  216. feature is provided as a configurable option. Simply change the beginning of
  217. the line in 'Config' from NO to YES.
  218.  
  219. Background colour of record window
  220. ----------------------------------
  221. This is normally colour 1 (light grey) but may be changed to any of the
  222. other standard desktop colours. Only the record window (not the dialogue
  223. boxes) is affected. The descriptors of key fields will still be light grey
  224. unless you alter them to match the window background.
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.                   
  234.  
  235.